Allgemeines

Suchen: Jede Hauptliste lässt sich durchsuchen. Drücken Sie einfach die Taste [F5] und es öffnet sich ein Suchfeld am oberen rechten Rand des Programms. Geben Sie den gewünschten Suchbegriff ein. KEITSI filtert die Suchergebnisse in Echtzeit.

In den Einstellungen finden Sie viele Möglichkeiten, das Programm an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Dashboard

Das Dashboard informiert Sie direkt zum Programmstart über anstehende Termine, zu erledigende Aufgaben und offene Rechnungen. So behalten Sie Ihre Verbindlichkeiten immer im Blick.

• Frei platzierbare Module für verschiedene Aufgaben und Anzeigen (Bsp: Termine, Aufgaben, Rechnungen)
• Ablegen von einzelnen Datensätzen für den Direktzugriff möglich: Adressen, Projekte, Rechnungen, Dokumente, Vorlagen für Schreiben, Termine, Aufgaben und Angebote
• E-Mail Modul zum Anzeigen neuer Nachrichten sowie das Versenden von E-Mails direkt aus KEITSI

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Adressen

Erfassen Sie alle wichtigen Stammdaten Ihrer Kunden. Ein zusätzliches Bemerkungsfeld lässt sich mit beliebig viel Text füllen.

• Direkter Zugriff auf hinterlegte Dokumente, Projekte, erstellte Rechnungen, verknüpfte Adressen und Aktivitäten
• Erweiterbar: Definieren Sie "Eigene Felder" für jeden Art von Informationen, die Sie zusätzlich erfassen wollen (z.B.: Vertragslaufzeit, Geburtstag, ...)
• Adressverknüpfung: Stellen Sie Adressen in direkter Beziehung zueinander dar (z.B.: Lieferanschrift, Ansprechpartern, Sub-Dienstleister, ...)
• Markierung: Markieren Sie Adressen, um diese speziell für besondere Aufgaben im Blick zu behalten

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Projekte

Organisieren Sie Ihre Projekte, die darin anfallenden Daten und verknüpften Kunden.

• Übersicht über alle verknüpften Adressen, Dokumente, Rechnungen und Aktivitäten
• Frei definierbare Projekttypen
• Über "Eigene Felder" erweiterbar, um zusätzliche Informationen zu erfassen

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Termine

Behalten Sie mit dem in KEITSI integrierten Kalender die Übersicht über Ihre Termine, in direktem Zusammenhang mit Ihren Adressen und Projekten.

• 3 verschiedene Ansichten wählbar: Monatsansicht, Wochenansicht und Listenansicht
• Termine können optional mit einer Adresse und einem Projekt verknüpft werden

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Aufgaben

Behalten Sie Ihre Aufgaben immer im Blick, und verknüpfen Sie diese direkt mit einer Adresse oder einem Projekt.

• Markieren Sie Adressen direkt aus der Aufgabe heraus
• Statustypen lassen sich in den Einstellungen frei definieren

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Waren

Das Waren-Modul bietet eine Übersicht über Ihren Warenbestand. Erfassen Sie Waren mit oder ohne Mengen und behalten Sie so Preise und Bestand im Auge.

• Erfassen der Menge einer Waren, um deren Bestand im Blick zu haben
• Zugriff im Angebots- und Rechnungsmodul auf die erfassten Waren und deren Daten
• Automatische Mengenbuchung bei Rechnungsstellung
• Erweitern der Waren über "Eigene Felder" möglich, um weitere Details zu erfassen

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Angebote

Stellen Sie Ihre Angebote direkt in KEITSI zusammen, und behalten Sie den Überblick über beauftragte und offene Angebote.

• Angebotspositionen: Integration der Daten aus dem Warenmodul (optional)
• Verknüpfung mit Adresse und Projekt möglich
• Datenübernahme, um direkt ein Schreiben mit den Angebotsdaten zu erstellen
• Angebote lassen sich nach Beauftragung direkt in eine Rechnung mit den entsprechenden Positionen umwandeln

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Rechnungen

Ausgangsrechnungen
Erstellen Sie ganz einfach Rechnungen für Ihre Kunden oder Geschäftspartner, und mahnen Sie, sollten Zahlungen nicht eingehen.

• Integriertes Mahnwesen: Mahnstufen anlegen und Mahnungen zu Rechnungen erstellen
• Anzeige der offenen Rechnungen optional auf dem Dashboard möglich
• Rechnungspositionen: Integration der Daten aus dem Warenmodul (optional)
• Kontierung über Angabe einer Kostenstelle möglich

Eingangsrechnungen
Erfassen und Hinterlegen Sie auch Ihre Eingangsrechnungen direkt in KEITSI. Dies ermöglicht das Gegenüberstellen Ihrer Einnahmen und Ausgaben in einer EÜR.

EÜR
Lassen Sie sich eine einfach EÜR direkt von der Software erstellen. Damit behalten Sie Einnahmen, Ausgaben und Steueranteile im Blick. Diese Daten können nach Adressen, Projekten und Kostenstellen zusätzlich eingegrenzt werden.

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Ablage / DMS

Dank des integrierten Dokumenten-Management-Systems (DMS) haben Sie Ihre Dokumente immer sofort zum Gebrauch bereitliegend. Angepasst an den Bereich, in dem Sie arbeiten.

• Übersicht über alle in KEITSI abgelegten Dokumente
• Automatische Dokumentenvorschau für PDF und Bilddateien
• Strukturierte Ansicht entsprechend des gewählten Bereichs und des Datensatzes
• Legen Sie eigene Ablagezweige an, um Dokumente zu erfassen, die nicht zwangsweise mit Adressen oder Projekten verknüpft sein müssen

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Schreiben erstellen

Verfassen Sie jede Art von Schreiben mit Hilfe von Vorlagen. Egal ob Angebote, Rechnungen oder beliebig andere Anschreiben.

• Einfaches Erstellen von Vorlagen aus WORD-Dateien heraus
• Vordefinierte Platzhalter für die Datenübernahme Ihrer Adress-, Projekt-, Angebots- und Rechnungsdaten
• Frei definierbare Platzhalter für Daten, die Sie zusätzlich eintragen wollen
• Nachträgliche Bearbeitung der erstellten Dokumente problemlos möglich
• Direkte Konvertierung in PDF-Dateien für den Versand an Ihre Kunden

Hinweis: Zur Nutzung dieser Funktionen wird eine lokal installierte Version von Microsoft Word benötigt.

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E-Mail

Empfangen und versenden Sie E-Mails aus KEITSI heraus. Dabei können Sie beliebig viele E-Mail Postfächer verwalten.

• Abrufen, Antworten und Weiterleiten von ungelesenen Nachrichten über IMAP
• Automatische Zuordnung zu einer Adresse, wenn die Absenderadresse in KEITSI erfasst ist
• Versenden von E-Mails direkt aus dem Programm heraus (inkl. Anhänge)
• Anpassung der E-Mail Signatur an Ihr Layout möglich
• Zuweisung zu Benutzern aus der Benutzerverwaltung, damit jeder Mitarbeiter auch nur seine eigenen E-Mails liest

Hinweis: KEITSI verzichtet bewusst darauf, einen vollständigen E-Mail Client abzubilden. Das integrierte Modul bietet Grundfunktionen zum Empfang und Versandt von E-Mails, kann aber nicht den geichen Funktionsumfang, wie zum Beispiel Outlook, aufweisen.

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Benutzerverwaltung

KEITSI bietet die optionale Aktivierung einer integrierten Benutzerverwaltung. Dadurch lassen sich die verschiedenen Module in Ihrem Zugriff für Benutzergruppen einschränken.

• Anlegen von beliebig vielen Benutzergruppen und Benutzern
• Die Rechtevergabe erfolgt über die Benutzergruppen
• Verschiedene Bereiche in KEITSI lassen sich so im Zugriff einschränken (Vollzugriff / nur Lesen / kein Zugriff)
• Benutzer können beliebig vielen Benutzergruppen zugeordnet werden

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Einstellungen

In diesem Bereich können Sie die Software an Ihre Bedürfnisse anpassen.

• Anlegen und Bearbeiten aller im Programm definierbaren Werte (Adresstypen, Adressmarkeirungen, Projekttypen, ...)
• Management der "Eigenen Felder" für die verscheidenen Bereiche
• Verwaltung der Vorlagen zum Erstellen von Schreiben direkt aus KEITSI heraus
• Erfassung der E-Mail Accounts (IMAP und SMTP)